Lückenlose Rechnungsnummern, garantiert.

Wofür Leute das benutzen

• Lückenlose Rechnungsnummern, wie sie das Finanzamt sehen will
• Auftrags- und Kundennummern über mehrere Systeme hinweg vergeben
• Ticket- oder Chargennummern mit eigenem Format erzeugen

Fortlaufende Rechnungsnummer: was § 14 UStG wirklich verlangt

Der Gesetzestext ist kürzer, als die meisten vermuten. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt auf der Rechnung eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen“, die der Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt. Daraus folgen zwei Dinge, die im Alltag regelmäßig falsch verstanden werden:

• Einmalig ist Pflicht, lückenlos nicht. Verlangt wird, dass keine Nummer zweimal vergeben wird. Eine Kette ohne Löcher steht so nicht im Gesetz.
• Mehrere Zahlenreihen sind ausdrücklich erlaubt. Getrennte Kreise je Jahr, je Filiale, je Geschäftsbereich oder je Vertriebsweg sind zulässig, ebenso Buchstaben und Kombinationen: RE-2026-0042 ist genauso korrekt wie 42.

Trotzdem ist die lückenlose Reihe der ruhigere Weg. Fehlen Nummern, fragt die Betriebsprüfung, wo die Belege geblieben sind. Kannst du das nicht erklären, darf sie die Vollständigkeit deiner Aufzeichnungen anzweifeln und im Ergebnis schätzen (§ 162 AO). Wie hoch dieses Risiko im Einzelfall ist, hängt vom Gesamtbild ab — aber es ist der Grund, warum eine selbst gebaute Nummernvergabe mit Löchern aus Abbrüchen und Testbuchungen regelmäßig Erklärungsbedarf erzeugt.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen nach § 33 UStDV weder eine Rechnungsnummer noch Angaben zum Empfänger. Für alles darüber gilt die Regel. Keine Steuerberatung — im Zweifel entscheidet dein Steuerberater.

Nummernformate und Grenzen des Zählers

Jeder Zähler hat seine eigene Vorlage. Vier Platzhalter stehen zur Verfügung, alles andere bleibt so stehen, wie du es schreibst:

Aus AB-{jahr}{monat}-{nr:03} wird damit AB-202609-043.

• Der Startwert liegt vor der ersten Nummer. Start 1000 mit Schrittweite 1 liefert als erste Nummer 1001 — praktisch beim Umzug aus einem Altsystem, überraschend, wenn man es nicht weiß.
• Rückwärts zählt er nicht. Die Schrittweite ist mindestens 1. Ein Zurücksetzen gibt es nicht: Der einzige Weg zurück ist, den Zähler zu löschen und neu anzulegen — der alte Stand ist dann weg.
• Die Jahreszahl kommt aus der Serverzeit, nicht aus dem Rechnungsdatum. Wer Belege für ein abgeschlossenes Jahr nachträgt, schreibt das Jahr fest in die Vorlage: RE-2025-{nr:04}.
• Jeder Aufruf verbraucht eine Nummer, auch wenn die Rechnung danach nicht zustande kommt. Hol die Nummer erst, wenn der Beleg wirklich erzeugt wird.
• Höchstens 100 Zähler je Schlüssel, Name und Vorlage je bis 100 Zeichen.

Häufige Fragen zu Fortlaufende Nummern